Digitalisierung im Wohnungsamt
E-Akte optimiert Prozesse
Erschienen in Lichterfelde West Journal Februar/März 2025
„Das Wohnungsamt im Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf hat einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht: Seit Anfang Oktober 2024 werden die Verwaltungsprozesse im Amt durch die Einführung der E-Akte sowie des E-WBS (Elektronischer Wohnberechtigungsschein) optimiert“, freut sich Tim Richter, zuständiger Bezirksstadtrat. „Die Umsetzung dieser digitalen Lösungen bringt nicht nur eine Effizienzsteigerung für die Verwaltung, sondern verbessert auch den Service für die Bürgerinnen und Bürger im Bezirk Steglitz-Zehlendorf“, so Richter weiter. Dabei setzt der Bezirk auf das bewährte Programm Nscale, das eine moderne und benutzerfreundliche digitale Aktenführung ermöglicht.
Die E-Akte (Elektronische Akte) ersetzt die traditionelle Papierakte durch eine digitale Version, die alle relevanten Informationen, Dokumente und Vorgänge elektronisch speichert und verwaltet. In der Vergangenheit mussten viele Anträge und Dokumente aufwendig in Papierform abgelegt und bearbeitet werden. Mit der E-Akte können diese Informationen nun schnell, sicher und papierlos verarbeitet werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Der E-WBS (Elektronischer Wohnberechtigungsschein) ergänzt den bisherigen Papier-WBS und ermöglicht es, den Antrag auf einen Wohnberechtigungsschein (WBS) digital zu stellen. Dies ist ein großer Vorteil, da der WBS für viele Menschen in Berlin eine wichtige Voraussetzung ist, um eine Wohnung im Sozialen Wohnungsbau zu erhalten.
Nscale ist ein Dokumentenmanagement-System, das vor allem in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt wird, um Dokumente und Akten digital zu verwalten. Es ermöglicht die papierlose Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Das System ist benutzerfreundlich und erfordert keine speziellen IT-Kenntnisse. Für die Nutzung werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch gezielte Schulungen in das neue System eingearbeitet.
